¿Cómo elegir el mejor proveedor de firma electrónica?

¿Cómo elegir el mejor proveedor de firma electrónica?

Firmar electrónicamente es una excelente forma de empezar la digitalización de tu empresa y con ello ahorrar tiempo y dinero. Si has tomado la decisión de optimizar tu proceso de negociación de contratos, pero no sabes qué solución de firma electrónica contratar, no te preocupes. Aquí te dejamos las características que te recomendamos evalúes para escoger un proveedor de firma electrónica o digital.

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1. Fácil de usar.

¡Haz la menor cantidad de clics posibles! La idea principal es optimizar tu proceso de contratos. Elige la opción que haga más cómoda tu experiencia y para todos los que envían solicitudes y firman documentos. La mayoría de proveedores de firmas te ofrecen pruebas gratis. Aprovéchalas y evalúa con cuál te sientes más cómodo y cuál fue el proceso más rápido e intuitivo.

2. Diversidad de firmas: 

Una buena solución de firmas electrónicas te debe permitir utilizar la mayor opción de firmas electrónicas avanzadas. Existen varios tipos de firmas que tienen diferentes características de seguridad y validez. Por ejemplo: La firma básica, La firma con NOM 151, la e.firma del SAT, o la firma electrónica avanzada de otros países. Conoce más:  

3. Firma desde cualquier dispositivo.

La idea principal de usar firmas digitales, es optimizar tu proceso de contratos. Elige la opción que sea compatible con distintos dispositivos, computadoras, tabletas, dispositivos móviles y teléfonos inteligentes. De esta manera no importa donde se encuentren tus firmantes, las notificaciones les llegarán a su teléfono y podrán firmar donde estén en el momento que deseen. 

También asegúrate que permita validar sus biométricos de manera segura en su dispositivo celular, así como enviar y recibir documentos de manera instantánea.

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Conoce nuestra guía sobre la Firma Electrónica y sus usos 

4. Protección de Información e identidad de los participantes

Es fundamental que la infraestructura tecnológica de la firma electrónica, garantice el correcto uso y administración en el procesamiento de datos que utilizas dentro de un contrato. Elige una solución que garantice la seguridad sobre la información que compartes con tus clientes, proveedores y colaboradores, así como su identidad.

Recuerda que los proveedores de firma electrónica deben cumplir con las distintas disposiciones de protección de información en todo el mundo. Compara y analiza quien protege mejor tu información y la de tus clientes, para evitar problemas de seguridad, (como la pérdida de datos, las infracciones, el malware y los virus) y prevenir problemas que puedan afectar la credibilidad de tu empresa. 

Por otro lado, te aconsejamos que preguntes por los distintos métodos de autenticación para garantizar la identidad de las personas. La solución de firma electrónica debe combinar tecnologías distintas y aplicar biometría para mitigar el riesgo de fraude y repudio de la firma, ya que es uno de los requisitos más importantes que deben cumplir las aplicaciones y empresas que ofrecen servicios a través de internet (Protección de Datos Personales propia y de terceros (clientes, colaboradores y proveedores). 

5. Validez legal.

Busca un proveedor de firmas electrónicas que cumpla los requisitos de validez legal de los países en que operará tu empresa, para garantizar la ejecución del contrato en caso de un incumplimiento. 

La protección legal es esencial cuando se trata de proteger tus negocios, ya que necesitas pruebas válidas para abordar las controversias sobre una transacción. La mejor solución de firma electrónica y gestión de contratos debe tener un proceso transparente que muestre todos los pasos que tomaron los participantes al firmar un documento. 

La tecnología de la solución de firma electrónica debe cumplir con estándares internacionales, las reglamentaciones específicas del país y las reglamentaciones específicas de la industria para que tenga validez legal.  Son varios elementos que se exigen, como la aplicación de los certificados digitales o sellos de tiempo para la validez de los documentos en distintos procedimientos. Solo cumpliendo con esos requisitos podrás firmar desde cualquier lugar del mundo.

Los requisitos mínimos de la firma electrónica son: 

• Generarla con datos exclusivos al firmante (como su correo electrónico y datos personales CURP, RFC, Domicilio, etc…).
• Estar bajo control exclusivo del firmante (su biometría, como el trazo autógrafo, la prueba de vida, identificación oficial y video de aceptación de términos y condiciones, entre otros…).
• Estar integrada en un mensaje de datos como la firma de un documento.

Si tienes dudas, nuestro equipo legaltech puede ayudarte a conocer las condiciones de la firma electrónica en cualquier materia y país. 

6. La solución de firma digital debe integrarse a tu proceso de contratos, no al revés.

Un punto importante al evaluar proveedor de firma electrónica es que sea fácil de implementar al flujo de trabajo actual de tu empresa. Siempre ten en cuenta que la adopción de firma, optimice el flujo de negociación y la firma de documentos, complementando los sistemas existentes en tu empresa, sin afectar otros procesos internos.

Te recomendamos que elijas una opción que te permita usar la firma electrónica inmediatamente después de contratarla. También fíjate que se integre con otras tecnologías que utilices como sistema de almacenamiento y/o levantamiento de información. 

7. Analiza diferenciadores

Cada proveedor tiene sus diferencias que los hacen diferentes, ¡Fíjate en esos detalles! Algunos ofrecen únicamente la firma digital y otros ofrecen plantillas, almacenamiento, generación de expedientes, etc. 

Las plantillas es un recurso muy útil en varios casos, ya que puedes usarlas para hacer contratos sin necesidad de recurrir a la ayuda de abogados. Las plantillas de contratos, son prediseñadas por abogados especializados, con la finalidad de que solo tengas que agregar datos específicos para poder realizar un acuerdo. También, fíjate que permitan la integración de anexos y la generación de expedientes electrónicos para administrar mejor la información generada. 

Además de la firma electrónica, ¿buscas la gestión completa de tus contratos?

Las soluciones de firma electrónica ofrecen el envío y recepción de documentos para firmar digitalmente. Sin embargo, existen otras funciones que pueden ayudarte a optimizar tu proceso de contratos. 

Otras soluciones conocidas como CLM (o Contract Lifecycle Management) te permiten construir tus contratos y documentos de forma inteligente, construir flujos de trabajo entre los equipos de la empresa, negociación en tiempo real, distintos niveles de seguridad para la firma digital, entre otras cosas.

Si buscas la gestión completa de tus contratos y documentos firmas en línea, busca una solución que tenga firmas electrónicas y un CLM que pueda integrarse con las soluciones que utilizas actualmente. Nuevamente, te recordamos que es importante conocer los requisitos de validez legal que hay en tu país para garantizar la legalidad en la firma de contratos.

TRATO te ofrece su servicio de firmas electrónicas STARTER, que tiene las siguientes características: 

• Facilidad de uso
• Diferentes tipos de firmas electrónicas con validez legal en todo el mundo 
• Niveles de seguridad (blindajes) dependiendo la industria del negocio, con certificados digitales de autoridad con jurisdicción en distintos países, biometría y tecnología blockchain.
• Tú y tus socios, clientes y colaboradores podrán firmar desde cualquier dispositivo, , en cualquier momento y en cualquier lugar, garantizando su seguridad.
• Protección de datos personales y la información generada en la nube (Protección de datos en la nube ), manteniendo la seguridad e integridad en la información de los participantes de los documentos firmados
• También te ofrecemos CLM y la integración a cualquier sistema a través de API. 

Ahora que conoces las cosas que debes considerar antes de elegir un proveedor de firma electrónica, conoce las soluciones de TRATO CLM y Starter, nuestras opciones de gestión de contratos y firma electrónica y ¡elige la que mejor te conviene!